Sophie den Ouden, momenteel secretaris van de afdeling Arnhem-Nijmegen, staat kandidaat voor de functie van secretaris voor het landelijk bestuur. De relatieve landelijke onbekendheid, waar veel bestuurskandidaten mee worstelen, loste zij snel op met haar eerste promotiefilmpje op Instagram. Dit werkte net als haar slogan ‘met den Ouden kun je het best een jaartje uithouden’, nogal op de lachspieren. De DEMO sprak haar over haar kandidatuur en plannen, die men, ondanks haar eerste filmpje, gerust serieus mag noemen.
Wie ben je, wat doe je en waar kom je vandaan?
Ik ben Sophie, twintig jaar oud, en ik kom oorspronkelijk uit Arnhem. Na het afronden van de middelbare school ben ik verhuisd naar Groningen om te studeren. De studie die ik volgde bleek niet goed bij mij te passen waardoor ik na een jaar ben gestopt. Vervolgens ben ik een jaartje gaan reizen door Australië en Nieuw-Zeeland en nu studeer ik met veel liefde politicologie in Nijmegen. In de weekenden werk ik naast mijn studie de avonden in de horeca.
Al snel kwam ik erachter dat de JD een vereniging is waar ik het ontzettend naar mijn zin heb en waar ik mij nog veel meer en actiever voor wil inzetten.
Waarom heb je besloten om je verkiesbaar te stellen voor het LB?
Vorig jaar was ik in Australië en toen kreeg ik ineens een bericht waarin mij werd gevraagd of ik misschien afdelingsbestuur zou willen doen. Voor iedere functie waren al kandidaten, behalve voor secretaris. Ik had toen nog niet eens echt een idee wat een secretaris deed, maar ik besloot het toen toch te doen omdat het mij een hele mooie en leerzame kans leek. Ik kwam terecht in een ontzettend leuk bestuur en de functie bleek goed bij mij te passen. Al snel kwam ik erachter dat de JD een vereniging is waar ik het ontzettend naar mijn zin heb en waar ik mij nog veel meer en actiever voor wil inzetten. Het LB lijkt mij hiervoor een goede stap.
Was je voordat je gevraagd werd om je te kandideren voor secretaris al heel actief bij de afdeling Arnhem-Nijmegen?
Eind 2018 werd ik lid van de JD maar een paar maanden later ging ik al op reis, dus ik heb mezelf toen ook niet meer kunnen laten zien. De vraag of ik afdelingsbestuur in Arnhem-Nijmegen wilde doen kwam daarom ook als een verrassing, maar ik was er snel van overtuigd dat ik de kans wilde pakken. Dit is uiteindelijk een ontzettend goede keuze geweest waar ik heel blij mee ben.
Je bent er dus een beetje ingerold, wat beviel zo goed aan secretaris zijn in A-N?
Precies, ik dacht ik probeer het gewoon en ik zie wel hoe het loopt. Ik kwam direct terecht in een heel leuk bestuur en we leerden elkaar meteen heel goed kennen. Ondanks dat ik in het begin niet zo goed wist wat ik er van moest verwachten bleek de functie ook heel goed bij mij te passen. De structuur binnen de afdeling bewaren, goed letten op de regels en achter de schermen zorgen dat alles goed loopt is mij heel goed bevallen.
Mijn werk, studie en de JD neem ik heel serieus.
Je zegt dat de functie goed bij je past, dat doet me denken aan een aantal uitspraken uit jouw eerste campagne filmpje. Zou je jezelf omschrijven als een serieus persoon, want je kan geloof ik ook heel erg met jou lachen?
Mijn eerste filmpje is eigenlijk een beetje ontstaan als een grap. Ik krijg nog steeds de vraag of het nou een grap was of niet, maar het was echt geen serieus campagnefilmpje. Het coronavirus maakt het voeren van campagne natuurlijk moeilijk, omdat wij niet bij afdelingen langs kunnen en daarom niet de kans krijgen om persoonlijk met JD’ers in gesprek te gaan. Ik besloot mijn eigen draai te geven aan het filmpje en op een luchtige manier mijn campagne af te trappen. Tegelijkertijd ben ik ook echt wel een serieus persoon. Mijn werk, studie en de JD neem ik heel serieus. Als ik aan iets begin wil ik het gewoon goed doen en hier doe ik ook altijd mijn best voor. Met het maken van campagnefilmpjes vind ik echter dat ook je persoonlijkheid best wat meer naar voren mag komen.
Je noemt in dat filmpje ook een aantal kwaliteiten. Wat maakt jou nou een top secretaris waar iedereen op moet stemmen?
Ik streef ernaar altijd alles op orde te hebben en het overzicht goed te bewaren. Ik wil alles tot in de puntjes geregeld hebben en dat doe ik gestructureerd. Dat maakt dat ik soms nogal perfectionistisch overkom. Soms vertoon ik wat control-freak trekjes, maar dat alles goed en geordend loopt achter de schermen is voor een secretaris een belangrijke kwaliteit. Ik zie binnen deze functie, ondanks het vaste takenpakket, ook echt kansen liggen. Privacy is ontzettend belangrijk en het contact met de functionaris gegevensbescherming gaat heel belangrijk en frequent voor mij zijn. Ik merk echter dat het voornamelijk voor afdelingssecretarissen en ook andere JD’ers vaak onduidelijk is wat nu precies wel en niet mag. Stukje bij beetje komen bepaalde privacyregels vaker terug en ik zou hier graag iets voor willen opzetten om het voor iedereen een beetje makkelijker en duidelijker te maken.
Een control freak zijn klinkt ook als een beperking. Hoe pak jij dat aan binnen een team?
Dat kan inderdaad een valkuil zijn voor mij. Als de deadline morgen is, dan had ik het liefst gezien dat je eergisteren alles al had gedaan. In het begin van mijn jaar als afdelingssecretaris moest ik leren om de rest van mijn bestuur te vertrouwen. Ik denk dat leren vertrouwen in het LB ook heel belangrijk gaat zijn. We hebben hele diverse kandidaten, met allemaal hele omvangrijke en toffe plannen. Het kan misschien een valkuil zijn, maar voor de functie van secretaris is controle denk ik ook heel belangrijk. Ik moet hierin de balans behouden.
Er wordt vaak gedacht dat secretarissen stoffige mensen zijn die je nooit ziet, maar ik vind het juist wel leuk om er te zijn en me te laten horen.
Zou je jezelf omschrijven als een bestuurslid dat meer op de voorgrond zal treden, of werk jij liever achter de schermen.
Een van de redenen dat ik voor secretaris ga is omdat je op de achtergrond je eigen ding kan doen. Het takenpakket is best wel vast en het is duidelijk wat van mij verwacht wordt. Bij deze functie heb je de ruimte om ook je medebestuursleden te ondersteunen als zij het druk hebben of juist iets nieuws willen opzetten. Het afgelopen jaar heb ik bijvoorbeeld geholpen met het organiseren van activiteiten en heb ik een stuk promotie op mij genomen. Dit hoop ik in het LB ook te kunnen doen. Ik spring graag bij waar mogelijk. Er wordt vaak gedacht dat secretarissen stoffige mensen zijn die je nooit ziet, maar ik vind het juist wel leuk om er te zijn en me te laten horen. Dat wilde ik met mijn eerste filmpje ook een beetje duidelijk maken.
Wat zou volgend jaar jouw grootste uitdaging zijn?
Eentje noemde ik net al, het onderlinge vertrouwen. Zorgen dat het beste uit iedereen kan worden gehaald, en dat we als team echt gaan samenwerken.Daarin moet ik leren iedereen zijn of haar eigen ruimte te geven om dit te kunnen doen en dus niet overal bovenop te willen zitten. Daarnaast is ICT voor mij ook echt een uitdaging. Ik heb zelf niet echt veel ervaring met ICT, dus ik wil vanaf het begin van mijn bestuursjaar de focus leggen op het opzetten van een nieuw ICT-team en meteen samen gaan kijken naar wat er nog moet gebeuren na een jaar van ICT-transitie. Het is belangrijk dat deze processen zo snel mogelijk worden afgerond zodat het staat als een huis en ik mij kan focussen op het onderhouden van de nieuwe ICT-systemen en een nieuw projectje op kan pakken.
Ik hoop daarnaast ook regelmatig op bezoek te gaan bij verschillende afdelingen
Hoe zij jij volgend jaar voor je? Blijf je in Nijmegen wonen bijvoorbeeld als je in Den Haag moet werken?
In het algemeen is dat op dit moment lastig te peilen vanwege corona. Ik heb er wel vertrouwen in dat alles na de zomer weer wat normaler wordt. Ik blijf wel gewoon in Nijmegen wonen. Ik ben inmiddels zo vaak verhuisd en ik heb hier wel echt helemaal mijn plek gevonden. Ik ga aankomend jaar naar het tweede jaar van mijn studie. Mijn plan is om slechts één vak per blok te volgen, zodat ik de focus kan leggen op het LB. Ik blijf wel werken in de horeca mits ik dit redt. Ik hoop daarnaast ook regelmatig op bezoek te gaan bij verschillende afdelingen, dus ook daar zal ik in mijn tijdsbesteding aan denken.
Maar van Nijmegen naar Den Haag is wel lang forenzen.
Ja dat is waar, maar dat is natuurlijk ook een goed moment om een college terug te kijken of wat mails te beantwoorden en misschien het HR nog een keer door te lezen. Dus ik denk dat het wel goed komt.
Over het HR gesproken, hoe goed ken je dat, is het al je bijbel?
Ik ken het nog niet van binnen en buiten, dat wordt nog wel een taakje. Ik wil dat nog wel een aantal keer goed doorlezen, maar ook dat zal goed komen. Tijdens het heen en weer reizen van Nijmegen naar Den Haag heb ik hier genoeg tijd voor. Ik vind het namelijk wel belangrijk dat ik als landelijk secretaris kennis heb van de belangrijkste documenten zoals het HR en de statuten.
Tot slot, waarom moeten mensen echt op jou stemmen?
Je moet op mij stemmen omdat ik ervoor ga zorgen dat alles achter de schermen helemaal op rolletjes loopt en de structuur voor de vereniging wordt bewaard. Daarnaast wil ik, ondanks dat mijn functie natuurlijk voornamelijk achter de schermen plaats vindt, mezelf wat meer laten zien en een sterke band creëren en onderhouden met de afdelingssecretarissen. Ik vind het belangrijk dat zij mee kunnen denken en praten. Dit is niet iets wat een secretaris per sé moet doen, maar waar ik mij graag in wil onderscheiden.
Geschreven door: David den Hartog